Cómo convertir su plantilla en un equipo de trabajo a distancia durante la crisis del coronavirus

15/04/2020
 
En respuesta a la pandemia de COVID-19, muchas empresas en España han optado por reducir temporalmente la plantilla o por el teletrabajo, en aquellos casos donde haya sido posible. A medida que las empresas han ido cerrando sus oficinas debido al aumento de casos de coronavirus, resulta esencial hallar formas de poner en marcha el teletrabajo de manera eficiente. Tenga en cuenta la información que se ofrece en esta guía para planificar la transición y preparar al personal para el teletrabajo.
 

En esta guía veremos:

 

Cómo planificar la transición al teletrabajo

Siga estos pasos como guía para planificar la transición al teletrabajo:

 

1. Colabore con los supervisores y jefes de equipo

Al planificar la transición al teletrabajo, es importante debatir ideas y estrategias con el personal en puestos de liderazgo. Por ejemplo, permita que los líderes o jefes de equipo y supervisores aporten ideas sobre cuáles son las mejores herramientas que se pueden utilizar, cómo mantener conectados a los empleados y cuándo planificar la colaboración de los equipos mediante métodos o plataformas online. Asimismo, sugiera a los directores, jefes de equipo y supervisores que prediquen con el ejemplo en una transición que comience por la parte superior de la jerarquía. Por ejemplo, si los líderes sénior dejan de acudir a la oficina y comienzan a trabajar de forma remota, esto hará que los empleados se sientan cómodos haciendo lo mismo.

Durante la sesión de brainstorming, comience la conversación con preguntas como estas:

  • ¿Qué plataformas de comunicación debemos usar para mantener el contacto con los empleados?
  • ¿Cuál es la mejor app de videoconferencias para realizar reuniones de equipos?
  • ¿Cómo vamos a garantizar la productividad y el compromiso de los empleados?

 

2. Elija un método de comunicación fiable para transmitir información importante

Sea transparente con la plantilla sobre la transición al teletrabajo que está realizando mediante el canal de comunicación que usa la mayoría de sus empleados. Fomente la comunicación y cree canales en sus herramientas de comunicación para que los empleados compartan información, socialicen y hablen entre ellos. Asimismo, use un conjunto de herramientas sencillo: elija una plataforma de comunicación fiable que todo el mundo pueda utilizar para mantenerse en contacto, formular preguntas y dar su opinión. Si cuenta con una herramienta específica, podrá compartir y recibir fácilmente información importante relacionada con el trabajo, así como las noticias recientes más relevantes relacionadas con la pandemia.

 

3. Establezca un equipo de gestión remota

Para trabajar desde casa de manera eficiente, los empleados necesitan ayuda y consejos de los supervisores y jefes de equipo. Identifique a los supervisores clave que serán responsables de liderar y ofrecer asistencia en distintos procesos empresariales, de forma que los empleados sepan a quién deben dirigirse. Por ejemplo, piense en la posibilidad de establecer un equipo de gestión encargado del desarrollo de proyectos, el control de calidad u otros procesos del flujo de trabajo en las actividades de su empresa.

 
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4. Establezca un documento con recursos online (como un documento de preguntas frecuentes)

Probablemente, los empleados tendrán dudas acerca de los proyectos de trabajo en remoto y preocupaciones relacionadas con el coronavirus. Por ese motivo, es importante establecer un recurso o documento online, como una página de preguntas frecuentes, en el que los empleados encuentren respuestas a preguntas relacionadas con la productividad, el equilibrio entre la vida personal y la laboral, y los recursos sanitarios disponibles. Por ejemplo, puede crear un documento universal mediante una aplicación online en la que los empleados iniciarán sesión para consultar las novedades.

Además, comuníquese de manera regular con sus empleados para conocer sus preocupaciones y sugerencias, y conteste a las preguntas que tengan para añadir información adicional al documento. Mantenga informada a la plantilla acerca de las últimas noticias relacionadas con datos y casos de COVID-19; para ello, incluya una lista actualizada de enlaces que les dirijan a las noticias, los medios y las novedades del sector sanitario relacionados con la pandemia y que resulten más adecuados.

 

5. Cree un plan de comunicación

Una comunicación eficaz es crucial para la transición al teletrabajo, por lo que es importante establecer un plan de contacto frecuente. Considere la posibilidad de fijar reuniones de equipo semanales mediante una plataforma de conferencias online para mantenerse al día con el progreso del trabajo. Asimismo, puede mantener informados a los empleados con mensajes de correo electrónico diarios que incluyan actualizaciones importantes sobre proyectos completados, el desarrollo de nuevos proyectos y otras tareas.

 
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6. Optimice la tecnología y las herramientas

La transición a una plantilla en remoto suele depender de ciertos recursos y herramientas para que el proceso transcurra sin problemas. Las herramientas de comunicación, productividad y gestión de proyectos son esenciales para mantener la coherencia entre los diversos ámbitos de operaciones de la empresa. Sin embargo, es importante que implemente únicamente las herramientas que su equipo y usted vayan a necesitar para completar las tareas y mantenerse en contacto. Por ejemplo, una herramienta de procesamiento de texto online, una herramienta de comunicación para toda la empresa y una plataforma de videoconferencias pueden ser suficientes para que su plantilla trabaje de forma remota.

 

Consejos para mantener la actividad empresarial durante la pandemia de COVID-19

Tenga en cuenta la siguiente información para gestionar una plantilla a distancia:

 

Si puede, proporcione equipamiento de la empresa

Esto depende de lo que los equipos necesiten exactamente para realizar su trabajo. Si los empleados pueden llevarse a casa sus portátiles, por ejemplo, puede resultar de ayuda ya que quizás algunos de ellos no dispongan de un ordenador en casa o el mismo se comparta con todos los miembros de la familia con bastante frecuencia. En última instancia, proporcionar equipo de oficina a los empleados dependerá de los costes de dichas herramientas y de aquello que la empresa pueda enviar de forma segura a casa de los empleados. Considere la posibilidad de crear un sistema de “registro” en el último día de trabajo en la oficina. Registre qué equipo se llevan los empleados para realizar un seguimiento de los artículos más caros.

 

Entreviste y contrate a los empleados de forma remota

Si tiene entrevistas programadas o desea contratar a nuevos miembros para el equipo, puede hacerlo online. Use una plataforma de videoconferencia como Skype o Zoom para realizar entrevistas, o bien opte por usar el teléfono. Considere la posibilidad de crear un documento que pueda compartir y que preste información empresarial a las nuevas contrataciones, como manuales para empleados y otra documentación importante. Asimismo, si tiene formularios que requieran la firma de los empleados, puede usar aplicaciones como DocuSign para enviar y recibir documentación confidencial de forma segura.

 

Integre herramientas de comunicación online

Establezca reuniones regulares para revisar el trabajo de los empleados, contestar a preguntas y asignar nuevas tareas. Mantenga conectados a los equipos mediante plataformas de comunicación online con funciones de uso compartido de archivos y chats privados. Dichas herramientas resultan útiles para organizar el flujo de trabajo y compartir información en un entorno remoto y permiten que los empleados mantengan su productividad y compromiso. Asimismo, si nota que algunos empleados no hablan en estos canales de comunicación, podrá conversar con ellos de forma individual o establecer reuniones individuales regulares.

 

Ayude a los empleados a mantener el equilibrio entre la vida personal y la profesional

Designe a un líder o jefe de equipo para que gestione a grupos pequeños de empleados que trabajen de forma remota. Estos líderes pueden actuar como mentores y prestar apoyo profesional y consejos que ayuden a los empleados a establecer límites claros entre el horario laboral y el tiempo libre y de esta manera puedan conciliar de la mejor manera posible la vida laboral y familiar. Asimismo, los líderes de equipo pueden ofrecer apoyo moral y ayudar a los empleados a encontrar un espacio tranquilo y sin distracciones para trabajar. Al final de cada jornada, los líderes pueden contactar con sus equipos para comprobar el progreso y asegurarse de que los empleados no están trabajando demasiado. Por último, piense en realizar actividades y charlas desenfadadas online. Un ejemplo de ello puede ser realizar alguna actividad divertida e innovadora como, por ejemplo, utilizar la extensión de Google Chrome Netflix Party que permite a distintos usuarios ver películas juntos.

 

Use y comparta recursos médicos y gubernamentales

Tanto el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social como el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo y Presidencia del Gobierno proporcionan información y directrices provisionales para empleados y empresas, al igual que información actualizada de la evolución del virus a nivel nacional e internacional. Para obtener información y orientación sobre trabajo y empleo enfocado en empresas, y relativa a las medidas adoptadas por el coronavirus COVID-19, puede consultar la página web del Servicio Público de Empleo Estatal habilitada a tal efecto.

En esencia, realizar una transición completa a un entorno laboral remoto requiere toda la asistencia de los líderes y el personal para garantizar que la transición transcurra de la manera más fluida posible. Mantenga al día a los empleados y ofrezca apoyo moral para que el cambio se pueda producir de forma eficiente.
 

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