Prácticas recomendadas para las entrevistas virtuales

15/04/2020
 
Las entrevistas en persona suelen ser la última fase de cualquier proceso de contratación, pero, debido a la COVID-19, no es posible realizar entrevistas cara a cara. No vale la pena que empleados y candidatos se pongan en riesgo de contraer la enfermedad por una entrevista en persona y está prohibido en muchos países. Por este motivo, muchas empresas han optado por las entrevistas virtuales para finalizar sus procesos de contratación. Este tipo de entrevista evita que la pandemia del coronavirus afecte a la contratación de personal.

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¿Por qué debería decantarse por las entrevistas virtuales?

Las entrevistas virtuales permiten cumplir con las políticas de distanciamiento social recomendadas para evitar la propagación de la COVID-19. De acuerdo con un estudio de Johns Hopkins Medicine (artículo en inglés), mantener una distancia de al menos 1,5 metros del resto reduce la probabilidad de contraer la enfermedad y de contagiar a otras personas. El objetivo de limitar el contacto personal con todo el mundo es “aplanar la curva”; es decir, ralentizar el ritmo al que crecen las infecciones para que los centros sanitarios puedan proporcionar el tratamiento adecuado a todos los enfermos. Las entrevistas virtuales ayudan a reducir la expansión de la COVID-19 y, al mismo tiempo, protegen a las personas implicadas, ya sean empresarios, empleados o candidatos.

Otro motivo por el que se recomienda llevar a cabo entrevistas virtuales es la posibilidad de reunirse con todos los candidatos, sobre todo con aquellos que tienen cualificaciones sobresalientes. Mucha gente no se siente cómoda a la hora de asistir a una entrevista en persona y podría rechazar o posponer la entrevista por este motivo. Si esto sucede, puede perder la oportunidad de entrevistar al candidato ideal.

 

Ventajas de las entrevistas virtuales sobre las entrevistas en persona

La principal ventaja que ofrecen las entrevistas virtuales en este momento es que evitan la propagación de la COVID-19 y protegen tanto a empresarios y a empleados como a los posibles candidatos. No obstante, también existen otras ventajas a la hora de llevar a cabo entrevistas por medios virtuales. Son un método muy práctico, ya que requieren mucha menos preparación por parte del entrevistador y del entrevistado. Los candidatos pueden sentirse más cómodos en una entrevista virtual, por lo que darán respuestas más naturales. También se acomodan muy fácilmente en cualquier horario. Por ejemplo, si un candidato tiene un empleo a tiempo completo, es probable que no pueda desplazarse al lugar de trabajo para participar en una entrevista en el horario laboral habitual. Las entrevistas virtuales permiten hablar con candidatos de todo el mundo, lo cual resulta importante si se desea contratar a una persona para que teletrabaje o en una ubicación que no sea la sede principal de la empresa.

 

Cómo prepararse para una entrevista virtual

Los pasos que se describen a continuación permiten preparar una entrevista virtual de forma efectiva:

 

1. Dé tiempo al entrevistado para que se prepare

Es importante que los candidatos dispongan de cierto tiempo de preparación antes de la entrevista, por lo que no es una buena idea concertar una reunión para el mismo día. Al darles la oportunidad de prepararse, ganarán confianza y lo harán mejor en la entrevista. También es un gesto de cortesía profesional y una manera de demostrar profesionalidad y organización a la hora de gestionar el proceso de contratación. 

 

2. Desarrolle un sistema de valoración estandarizado

Igual que en las entrevistas en persona, es necesario desarrollar un sistema estandarizado que permita valorar las cualificaciones profesionales del candidato para el puesto. Emplee este sistema para evaluar al candidato durante la entrevista virtual. Una vez completadas todas las entrevistas, siga el sistema de valoración para determinar quiénes son los aspirantes más prometedores.

 

3. Elija una zona tranquila y libre de distracciones para llevar a cabo las entrevistas

Lleve a cabo las entrevistas en una zona tranquila y libre de distracciones para poder prestar toda su atención. Si tiene que llevar a cabo entrevistas desde casa, elija una habitación silenciosa y avise a todo el mundo en casa de que tiene una entrevista para que hagan el menor ruido posible. El espacio debe tener un fondo neutro para que el candidato no se distraiga con el entorno. Intente crear un entorno profesional para imitar el ambiente de una entrevista en persona.

 

4. Haga un esquema con las preguntas que formulará durante la entrevista

Prepare las preguntas que quiere hacer durante la entrevista virtual. Consulte la información sobre el candidato, que debería encontrarse en el CV, la carta de presentación y los documentos que haya proporcionado. Recoja esta información para preguntarle todo lo que quiera saber acerca de su experiencia y su formación. Elabore una lista con las preguntas relacionadas con la oferta de empleo que hace a los candidatos como parte del sistema de valoración estandarizado.

 

5. Pruebe la conexión a Internet

Una de las principales diferencias entre las entrevistas en persona y las entrevistas virtuales es que las virtuales dependen de la conexión a Internet de ambas partes. Tener una buena conexión le garantiza no perder el hilo de la entrevista y que el vídeo se vea claramente. Pruebe la conexión a Internet varias veces antes de la entrevista y asegúrese de que la cámara web y el micrófono funcionan correctamente. También puede llevar a cabo una entrevista de práctica con un compañero para garantizar que la tecnología funciona.

 

6. Envíe al candidato una invitación a la entrevista virtual por email

Envíe una invitación a la entrevista virtual a cada candidato para organizarse. En esta invitación debería aparecer el día y hora en el que tendrá lugar la entrevista y toda la información necesaria para acceder al software que se empleará. Describa claramente el formato de la entrevista por videoconferencia para que los candidatos sepan qué tienen que hacer. Por ejemplo, si los candidatos tienen que introducir un código de acceso para iniciar sesión en la entrevista, destaque esa información en el email. Incluya el tiempo que cree que durará e indique los documentos o la información que los candidatos deben tener a mano durante la entrevista.

 

Cómo llevar a cabo una entrevista virtual

Le indicamos los pasos para llevar a cabo una entrevista virtual con un candidato:

 

1. Vista de manera profesional

Aunque realice la entrevista desde casa o en remoto, es importante vestir de manera profesional para crear un ambiente empresarial. De esta manera, se transmite profesionalidad y se demuestra interés por el proceso de reclutamiento. Esto ayuda a que el candidato gane confianza en la empresa.

 

2. Lleve a cabo la entrevista virtual como lo haría en persona

Aunque las entrevistas virtuales puedan parecer más informales que las entrevistas en persona, es necesario tratarlas con la misma seriedad que exige un ambiente de oficina. Utilice un lenguaje profesional, incluido el lenguaje corporal, y no pierda la concentración. Ponga el teléfono en silencio y desactive las notificaciones del ordenador para evitar distracciones. Preste toda su atención al candidato y mantenga un contacto visual directo. Para ello, debe mirar a la cámara del ordenador en vez de a la pantalla.

 

3. Haga las preguntas que tenga preparadas

Siga la lista de preguntas preparadas para no perder el ritmo. Anote la respuesta a cada pregunta para poder revisarlas más tarde.

 

4. Dé tiempo al entrevistado para que responda

Al llevar a cabo una entrevista con un ordenador o un teléfono, a veces se produce un cierto retraso en la conversación. Tenga en cuenta esta circunstancia y proporcione tiempo de sobra para responder. Si la voz del candidato se corta durante la respuesta, pídale que la repita para escuchar todo lo que tenga que decir.

 

5. Comunique la cultura y los valores de la empresa

Es complicado que los candidatos se hagan una idea de la cultura de la empresa y del ambiente en la oficina durante una entrevista virtual. Infórmeles de lo que se espera de ellos con relación a la cultura y los valores de la empresa. Puede describir cómo es el lugar de trabajo para que puedan imaginarse el ambiente laboral en el caso de que los contraten.

 

6. Informe al candidato de las siguientes fases del proceso

Al final de toda entrevista virtual, debe informar al entrevistado de las siguientes fases del proceso. Entre otras cosas, dígale cuándo está previsto escoger a un candidato para el puesto, cómo se avisará a los candidatos si han conseguido o no el empleo y si necesita más información para evaluar al candidato. Este también debe conocer los planes futuros de la empresa con respecto al coronavirus, así como lo que puede esperar del proceso de contratación.

 

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